Особенности перехода на ЕГАИС 3.0

1 марта 2018 года всех, кто участвует в розничной продаже алкогольной продукции ждет сложный этап переход на новую систему учета алкоголя. Начался «переходный период» ЕГАИС 3.0, который продлится до 1 июля 2018 года.С

За данный период магазины должны перейти к новой системе по марочного учета алкоголя и перенастроить свой бизнес. Обновить программное обеспечение - участвующие в продаже и в учёте алкогольной проудкции.

Оновление программного обеспечения: Далион, Тренд, Фронтол - обучение, настройка

С 1 марта 2018 перестанут проходить через ЕГАИС товарно-транспортные накладные (ТТН) и возвратные документы второй версии ЕГАИС.

Для подготовки выделено более трех месяцев предприятиям торговли и общепита.

Первый Вариант развития событий: Вы распродаете остатки алкогольной продукции и больше не планируете закупать: Документы второй версии все еще будут поддерживаться, поэтому если вы больше не планируете закупать алкогольную продукцию у официальных поставщиков (распродаете остатки), то про обновление программы можно тоже пока не думать.

Второй Вариант развития событий: Вы продолжаете деятельность в области продаже алкогольной продукции

Во-первых: Переход на ТТН версии 3 не означает перехода на помарочный учет.

Во-вторых: Накладные этой версии могут содержать в себе список цифровых идентификаторов (кодов акцизных марок), которые поступают к вам с бутылками этой накладной.

Если ваш поставщик уже перешел на ЕГАИС 3.0, то на ваших остатках в третьем регистре ЕГАИС появится список акцизных марок.

В-третьих: Никакого контроля на жесткое соответствие количества таких марок и количества алкоголя на первом регистре ЕГАИС на этапе переходного периода не будет.

В-четвертых: Кассовое программное обеспечение, поддерживающее работу с УТМ 2.1.6 будет само пытаться списать остатки по новой методологии (с третьего и первого регистра), и если у него это не получится, то спишет со второго, как делало это и раньше.

Из такого описания переходного периода может показаться, что розничной торговле и ресторанам ничего особо делать не надо.

Нужно просто обновить программу, а дальше система ЕГАИС все сделает за вас в автоматическом режиме.

Но на самом деле все не так просто:

Главная цель внедрения ЕГАИС 3.0 - это тотальный контроль за движением каждой акцизной марки в системе учета алкогольной продукции.

для этого ФСРАР нужно сделать так, чтобы каждая марка фиксировалась на каждом этапе ее прохождения от производителя/импортера до конечного потребителя.

Проверить, сканировал ли каждую акцизную марку оптовик и производитель или они отгрузили ее просто по данным своей учетной системы, практически невозможно.

Сделать это можно только в момент регистрации ее продажи на кассе или в баре – если при этом ЦИ совпал с данными ЕГАИС, значит на всей цепочке поставки все участники сделали все правильно.

А если ЦИ не совпал, то система заблокирует продажу и даст магазину 30 дней на то, чтобы разобраться кто и когда ошибся и почему он пытается зарегистрировать продажу той марки, которой у него быть не должно.

Осложняется это все еще и тем, что процедура запроса остатков по маркам в ЕГАИС разрешено делать не чаще, чем 1 раз в час.

Ограничение частоты запросов введено из-за того, что большее число запросов по РФ просто заблокирует работу всей системы.

А это означает, что запросить у ЕГАИС перед продажей, можно ли продавать ту или иную марку, не получится.

А если в момент регистрации система еще и не дождется ответа от транспортного модуля из-за проблем со связью, то чек закроется, клиент уйдет с купленной бутылкой, а вы через некоторое время получите отказ в регистрации продажи марки.

Как бороться с такой ситуацией?

ФСРАР рекомендует создавать собственную базу данных акцизных марок, которые проходят через ваш торговый объект - перед каждой продажей марки на кассе вначале проверять ее в собственной базе.

Так работает, например, Frontol Alco Unit от компании Атол, или разработка на базе ПП учета Далион ГК "СОФТБАЛАНС".

А для любой базы данных важна ее полнота, поэтому чем раньше вы установите такую систему, тем раньше в ней появятся актуальные остатки и тем достовернее в ней будет информация.

Поэтому в переходный период нужно как можно раньше начать формировать собственную базу акцизных марок предприятия.

Прямой противоположностью систем с собственной базой данных on-line сервисы, которые берут на себя только исполнение типовых команд и запросов к ЕГАИС. Именно такие системы часто выступают «прокладками» между старыми и не обновляемыми программными продуктами и ЕГАИС – предприятия ведут параллельный учет и в своей системе, и в системе «только для ЕГАИС». ЕГАИС 3.0 для таких предприятий станет по настоящему серьезным испытанием и именно для них переходный период нужен будет для того, чтобы или подстроить свои бизнес-процессы под такой параллельный учет или перейти на новую систему автоматизации.

Регистр №2 в ЕГАИС был призван облегчить работу розничной торговли и общепита, для которых информация об остатках алкогольной продукции в разрезе партий (РФУ №1 и РФУ №2) была неважна.

По рекомендациям самого ФСРАР данный регистр являлся аналогом «Торгового зала» - весь алкоголь стоит на полках в рамках одного наименования и покупателю не важно, от какого поставщика и когда он пришел в магазин или ресторан. Важно лишь сколько этого конкретного алкоголя есть на остатках в данный момент.

При поступлении алкоголя от поставщика на склад (на регистр №1) со всеми признаками конкретной партии он в дальнейшем мог быть перемещен в торговый зал (регистр №2) и продан там через кассу. Такое перемещение «убивало» всю информацию о партии алкоголя, и он превращался в некий обезличенный «алкокод» (вид продукции и его производитель).

По новой методологии Регистр №2 постепенно будет выведен из работы и останется доступным только для немаркированной алкогольной продукции (пива, сидра, пуаре). Каждый цифровой идентификатор на Регистре № 3 будет привязан к РФУ №2, хранящемся на Регистре №1.

На практике это означает, что касса при продаже вначале будет искать акцизную марку на Регистре №3, а затем по привязанному к ней РФУ №2 списывать позицию с Регистра № 1. И лишь на время переходного периода и до исчерпания остатков, выпущенной по старому алкогольной продукции, ЕГАИС будет в случае не обнаружения ЦИ на Регистре №3 искать продукцию на Регистре №2.

Поскольку при выявлении «чужой» акцизной марки на кассе предприятию будет даваться 30 дней на устранение причины и разбор ситуации, то сознательно перемещая весь алкоголь на второй регистр вы лишаете себя возможности восстановить справедливость - все данные по партиям будут при этом потеряны.

Чтобы избежать такой ситуации и к 01.07.2018 выйти подготовленными к работе с ЕГАИС 3.0 мы настоятельно рекомендуем изменить подход к работе с регистрами – хранить все остатки на Регистре №1.

Если касса списывает продажи с регистра №2, то в этом случае на нем будет сформирован отрицательный остаток, который мы и рекомендуем закрывать перемещением необходимого количества алкогольной продукции. Это позволит в нормальном виде держать регистр №2 практически всегда обнуленным, а остатки алкогольной продукции на Регистре №1 с сохранением информации об РФУ №1 и РФУ №2.

Переходный период ЕГАИС 3.0 нужен для того, чтобы сделать переход на помарочный учет максимально безболезненным для всех участников рынка. Однако ЕГАИС сам себя на помарочный учет не переведет. Для этого будут нужны и ваши усилия.

Перейти на ЕГАИС 3.0

Обновить программы Далион и Фронтол, Штрих-М

Установить систему автоматизации марочного учета в магазин или кафе.